ERP Là Gì? Phần Mềm ERP Có Cần Thiết Cho Doanh Nghiệp?

ERP là gì? Đây là câu hỏi của không ít chủ kinh doanh khi mới tiếp cận phần mềm này. Hệ thống ERP (Enterprise resource planning systems) là một loại giải pháp phần mềm quản lý đa chức năng. Nhiệm vụ của chúng là giúp doanh nghiệp thu thập, lưu trữ, quản lý và phân tích dữ liệu từ hoạt động kinh doanh của mình. Từ việc lập kế hoạch về sản phẩm, chi phí, sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ, tiếp thị và bán hàng, giao hàng và thanh toán.

Định nghĩa đơn giản và ngắn gọn là vậy. Nhưng ERP không hề đơn giản như bạn nghĩ.

ERP là gì?

Nhìn về lịch sử, có thể nói ERP được ra đời nhờ sự phát triển từ một ứng dụng lập kế hoạch nguồn lực sản xuất (MRP) và sản xuất tích hợp máy tính (CIM). Thuật ngữ ERP xuất hiện lần đầu tiên vào năm 1990. Đến khoảng giữa những năm 1990, ERP đã được áp dụng cho hầu hết các mảng tại doanh nghiệp chứ không chỉ ở mặt sản xuất. Thế hệ ERP cải tiến về sau tổng quát hơn. Chúng hỗ trợ việc hợp tác giữa các công ty với nhau chứ không chỉ quản lý nội bộ nữa.

Như hiện nay, đa số các danh nghiệp của Việt Nam đều sử dụng đồng thời nhiều phần mềm để quản lý doanh nghiệp. Mỗi phòng ban  sẽ dùng một loại phần mềm khác nhau. Như vậy, việc kết nối các dữ liệu với nhau rất khó. Nhất là khi khối lượng dữ liệu lớn hoặc các phần mềm không tương thích với nhau. Bởi vậy, việc phối hợp khó khăn, tốn kém, mất thời gian là khó tránh khỏi.

Còn với Hệ thống ERP nó có thể tích hợp thông tin từ tất cả các phòng ban và chức năng. Nó đáp ứng được cả về mặt quản lý nhân sự, tài chính, nhà kho, cung ứng ...  ERP có vai trò tổng hợp đầy đủ và cung cấp thông tin trên cùng một hệ thống. Nó cũng là cầu nối giữa các bộ phận giúp doanh nghiệp điều hành kinh doanh hiệu quả nhất. Đảm bảo tiêu chí: Tăng năng suất lao động, tiết kiệm thời gian, chi phí, gia tăng doanh thu và lợi nhuận.

Hệ thống ERP cụ thể làm được gì?

Hệ thống ERP sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện đầy đủ các chứng năng của doanh nghiệp mà trước đây bạn phải sử dụng cùng lúc nhiều phần mềm.

Kiểm soát thông tin khách hàng

Vì dữ liệu của ERP đều nằm chung ở một hệ thống nên nhà quản trị kiểm soát dễ dàng. Mọi nhân viên trong công ty đều có thể truy cập và xem thông tin khách hàng. Một số người có quyền thì có thể đổi cả thông tin mà không lo sợ hồ sơ khách hàng không được cập nhật xuyên suốt các bộ phận khác nhau. Nhờ đó đảm bảo 100% khách hàng được chăm sóc.

Tăng tốc quá trình sản xuất, cung ứng sản phẩm/dịch vụ

ERP như một công cụ giúp tự động hóa một phần hoặc tất cả quy trình sản xuất. Từ việc chuẩn bị nguyên vật liệu cho đến ra thành phẩm, quản lý đầu ra đầu vào, đóng gói và nhiều công đoạn khác. Vì chỉ sử dụng một hệ thống duy nhất nên công ty có thể tiết kiệm thời gian, giảm chi phí. Đồng thời tăng năng suất và giảm lượng nhân sự cần thiết. Người quản lý có thể xem tất cả mọi chỉ số kiểm soát doanh nghiệp dù ở bất cứ đâu.

Quản trị chất lượng, quản lý dự án

ERP giúp các đơn vị kiểm tra và theo dõi tính đồng nhất trong chất lượng sản phẩm. Đồng thời hỗ trợ lên kế hoạch và phân bổ nhân lực một cách hợp lý tùy nhu cầu của từng dự án. ERP còn có thể tự động kiểm tra đánh giá KIP năng lực của từng nhân viên để đề xuất cho dự án theo năng lực. Nhờ đó quản lý tiết kiệm được rất nhiều thời gian.

Kiểm soát thông tin tài chính

ERP sẽ giúp tổng hợp hết mọi thứ liên quan đến tài chính trên một nền tảng. Nhờ đó, hạn chế được các sai sót khi thống kê. Các tiêu chí tiêu cực, phiến diện từ nhà quản lý cũng được hạn chế. Phần mềm ERP cũng có thể giúp tạo ra các bản báo cáo tài định kì theo nhiều tiêu chuẩn. Vô cùng hữu ích.

Kiểm soát lượng tồn kho

ERP có thể báo cáo trong kho còn bao nhiêu hàng, nằm ở đâu, nguyên vật liệu dư nhiều hay ít. Việc này giúp các công ty tối uuw được quy trình đầu tư sản xuất. Nhờ đó tiết kiệm được cả về chi phí, nhân sự và đẩy nhanh tốc độ làm việc.

Chuẩn hóa hoạt động về nhân sự

Nhờ ERP, toàn bộ nhân sự đều làm việc chỉn chu nhất. Đó là do phần mềm có thể theo dõi sát sao giờ làm việc, giờ ra về, khối lượng công việc. Nhờ đó hỗ trợ hiệu quả để tính lương bổng, phúc lợi... Nhân viên cũng vui hơn vì với ERP, công ty có thể trả lương cho họ đúng thời gian.

Đó là những lợi ích và giải đáp cho thắc mức ERP là gì. Với các doanh nghiệp may mặc, bạn có thể tham khảo phần mềm chuyên dụng T4T. Một trong những điểm mạnh của phần mềm quản lý quản trị T4T là hỗ trợ chủ kinh doanh thiết kế thời trang và cập nhập xu hướng bằng công nghệ AI tích hợp trên phần mềm. Bạn có thể có bản thiết kế độc đáo trong tay chỉ trong vài giây. Ngoài ra, phần mềm cũng hỗ trợ chức năng quản lý nhập - xuất - tồn, doanh thu, công nợ, hợp đồng, tính hoa hồng, quản lý nhân sự... Đây thực sự là phần mềm đáng để các doanh nghiệp may mặc đầu tư.